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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

百式管理人 田口さんがGetting Things Doneを翻訳しなおしてくれたとのことなので購入。エントリーを見直すとGTDの導入は2006年5月から。このころは就職二年目で仕事が一気に増えちょっとまいっていたころ。Lifehakcs pressの第一号を読んでGTDにチャレンジした。現状はえせGTDを回している状態。

2007年の2月以降ぱったりGTD関連のエントリーを書いていない。ちょうど、このころ週次レビューが途切れたころ。それでもやるべきことリストで仕事を管理するというのは続けていた。

今回、GTDの大元となった本を読んでいろいろと気づいた。

What to doのリストからHow to do & Who to doのリストへ

GTDの肝はToDo(やるべきこと、What to do)のリストではなく、具体的な作業(How to do & Who to do)の管理であるということ。

次にとるべき物理的な行動を決めておかないと、そのことが意識にのぼってくるたびにもやもやした気持ちになり、ますますこうどうから遠ざかってしまう。

私の現在のリストはまだWhat to doに止まっており、Who and how to doにおとしこめていない。inboxに入れているWhat to doを「誰が、何をどうやって行う」まで分解しないといけない。

ナチュラル・プランニングという考え方

ナチュラル・プランニングとは、何かを達成したいとき我々が普段行っている問題解決への計画立案法のこと。具体的には以下の手順で計画を立てる。

  1. 目的と価値観を見極める:どういう目的で、どういう基準でそのことを判断したいのかを決める
  2. 結果をイメージする:それをやり終わったときにどんなことが起きるのかを想定する。
  3. ブレーンストーミングする(アイデアの収集をする):結果にいたる選択肢やアイデアの収集をする
  4. 思考を整理する:集めたアイデアや選択肢から目的と価値観に沿って絞り込み順番づけをする
  5. 次にとるべき行動を判断する

自信がないときややる気がないときは上の順番にしたがって考え直してみる。必要に応じて止める。プランニングは気にかかることがなくなる段階まで詳細に行う。

ファイリングシステムの必要性

気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへにも書いてあったが、雑多な書類の置き場所が決まっていなければ、その書類はいたるところにちらばってしまい机の上はごちゃごちゃになる。佐藤可士和さんの理論によれば、机の上がごちゃごちゃになると仕事をやる気が失せて、創造的な仕事がしづらくなるとのことだが、確かに机の上が汚く、本棚が整理されていなかったり、道具が揃っていなかったり、調べ物をまとめるためのフォーマットが決まったりしていないとそれだけで仕事をするのが嫌になることがある。

この雑多な書類を何らかの方式にしたがい管理しなければならないのだけど、私にはその管理方針がなかった。気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへを参考にして、私の作業机をコクピットにしよう。また、雑多な書類置き場のファイリングシステムはデビッド・アレン式A〜Zファイリングシステムにしよう。

プロジェクトの位置付け

私はGTDにおけるプロジェクトというものを「具体的な行動に分解する前の塊」というようにとらえていたけれども、はじめてのGTD ストレスフリーの整理術によれば、プロジェクトの役割は、具体的な行動をとってもまだ本来の目的が達成できていないということを示す印であるとのこと。すなわち、プロジェクトの項目がずっと残っていたとしても、それはそれで構わないし、プロジェクトをあらかじめ具体的な行動に分解できなくてもそれはかまわないということがわかった。

ある研究テーマを終えるために必要な仕事は、研究前にわからないということがよくある。とりあえずやり始めて、手を動かしていくうちに「おっ?これはこの方向でいけばイケるかも」という状態になるので、研究テーマはGTDと相性が悪いものだとひとり決めしていた。でも、「プロジェクトの役割は、具体的な行動をとってもまだ本来の目的が達成できていないということを示す印」であるならば、研究テーマと相性が良い。

次にとるべき行動を状況別に分けて保管しておく

GTDの利点として、空いた時間ができたときに次にやるべき仕事をすぐに決められるというのがあるが、次にやるべき行動が80個近く積み上がっている私のリストだとそのリストを見るのが嫌で(その中から探すのが疲れるので)、次にやるべき行動をうまく見つけられない。

状況別にわけておけば、今の状況に合う行動を見つけられるので頭の働きが鈍る16:00〜18:00ぐらいに良いかも。

備忘録ファイル

気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへにも書いてあったが、今すぐに決断できないこと、あるいはその期日が来たときに決断すればよいものについて、時間通りに思い出す仕組みが絶対に必要となる。私は今までこの判断保留はGoogle Calendarでやっていたが、問題は物理的な書類が日付に関連して管理されていなかった点にある。デビッド・アレン流の備忘録ファイルシステムはとても良さそう。

問題は私の使っている机でそれをどうやって作るかという点にある。雑多な書類管理用のファイルシステムと合わせて要検討課題。

さまざまなレベルのチェックリストを用意しておく

いざと言うときのために何でもチェックリストを作っておこうという話にすごく納得。既にある程度はやっているが、今年は何かあったらすぐにチェックリストを作るようにしたい。特に大学業務はかなりルーティンワークなので、チェックリストを作っておき、それを覚えおくパワーを考える力に回す法が絶対に良い。あとで、チェックリストをつくっておきたい項目のリストを作ることにしよう。