痛い目みたのでメモ。論文の書き方は本を読んだり、先生に聞いてください。
投稿先が決定した段階
- 会議のWebページをブックマークする
- 論文募集通知（Call for papers、略してCFP）を印刷し、すぐに目を通せるようにしておく（共著者から質問されたら即座に質問に答えられるようにするため。あと、突然の会議Webページのダウンにも対応するため）
- 会議の名前、開催場所、開催日時、投稿締切日、採択通知日をラインマーカーで目立つように彩色
- 投稿版の論文（manuscript, draft）の形式、ページ数制限をラインマーカーで目立つように彩色
- トピックにもラインマーカーで目立つように彩色
- 論文のフォーマットファイルを探し、ダウンロードして、適当なタイトル、著者名、所属などを記入し第-1稿を用意する。フォーマットファイルが見つからない場合は至急、先輩や先生、場合によっては会議主催者に問い合わせる。
学生が投稿する場合には、投稿先が決まった時点で上の事柄を絶対にやらせておく。論文投稿間際にフォーマットが違うとか、制限ページ数がわかんないとか、そういうとんでもないことが起こらないようにしておく。投稿締切2時間前にそういう事態が起こると本当にしんどい。また、この時点でWebページを確認し、まともな会議かどうかチェックしておく。
採択決定直後
- 採択通知のメールを即座に共著者全員へ転送
- A4の用紙を一枚用意し、その紙に以下の事柄を調べて書き込み、すぐに目を通せるようにしておく
- 最終投稿版（camera-ready version）の投稿締切日
- 会議参加申し込み締切日
- 学生割引があるならば、学生割引の値段と締切日
- 早期申し込み割引（early registration）があるならば、値段とその締切日
- 割引がないならば、その値段
- 参加費に何が含まれているか（会議参加費、論文集、夕食会など）
- 最終投稿版の最大ページ数
- ページの追加が可能ならば、1ページ当たりの値段と最大追加ページ数
- 最終投稿版の投稿方法を確認する
- フォーマットはどういうフォーマットか？
- 提出方法は何か？Webサイトからの投稿？メールでの投稿？
- 提出するものは何か？PDFファイルだけ？ソースファイル＆図も一緒？
- 著作権委譲書の提出方法は何か？スキャンした電子ファイル？FAX？郵送？
- 最終投稿版のフォーマットをダウンロードし、投稿版の内容をそのままでとりあえずフォーマットだけ変更したものを用意する
- 海外渡航助成金を申請する（参考：大学院生の貴方の国際会議参加を助けてくれる財団）
- 交通手段を把握し、予約する（早割をうまく活用する）
- 会議の会場付近のホテルを予約する
私の知る限り国際会議には最低一人が発表しに行かないといけないので、著者同士で話しあい誰が参加するか決める。決まり次第、さっさと飛行機とホテルだけ押さえておく。春休み期間や夏休み期間開催の会議の場合は、急がないと飛行機のチケットがとれないので注意する。
IEEE-CS Publisherからの出版の場合は、PDFファイルのチェックが通らないと最終投稿版の投稿を受け付けてもらえないので、十分に時間をとって論文の準備をしておくこと。締切数時間前とかにフォーマットが違うことに気づくと本当に泣きそうになる。
最終版投稿後
- 論文の内容を忘れないうちにさっさと発表資料を作る。
