今年の5月にLifehakcs pressを読んで、GTDをはじめてみた。最初の一ヶ月くらいはGTDのとおりにリストを書き出して、その後それを分類してという風にやっていたのだけれども、以下の理由で挫折。
- 紙にリストを書いて、それを分類するのが面倒だった
- 一週間に一度プレビューしないといけないのだけれども、プレビューの時間がつくれなかった
- 突発的にやらなければいけない仕事が増えるので、リストの管理が面倒だった
- あるやらなければならないことを片付けると、その結果として新たにやらなくてはいけないことができて、リスト管理が面倒だった
- 紙に書いたリストだと、締め切りのある仕事や参加しなければならないイベントの管理がうまくいかない（カレンダーを別に用意する必要があった）
けれども、GTDの考え方自体にはすごく共鳴したので、ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則を読んでみた。すると、「やるべきことリストを一覧にしておく理由は、突発的にやるべきこと、あるいはやりたいことがあったときに、それにチャレンジするのかどうかの判断を楽にできるようにするためである」というようなことが書いてあり、GTDの方法がポイントではなく、やるべきことのリストがあるというのがポイントなのだと考え直した。
私の理解するGTDのエッセンスは、「覚えるべきことは頭の中におかない」という一言につきる。よって、夏以降は、頭の中に覚えておくべき事柄をどこにメモしておくのか？が主題となった。
自分の仕事のスタイルを考えると、一日中パソコンの前に座っており、かつ、Webに自由にアクセスできる環境にいるので、Webブラウザからいろいろなリストを編集・閲覧できれば便利だろうという結論を得た。その結果、現在使っているのは以下のWebサービス。
- やるべきことリスト：checkpad
- スケジュール帳としてGoogle Calendar
- 自宅と職場の共通ブックマークとして：はてなブックマーク
- 今度読みたい本のメモとして：Amazonのウィッシュリスト
- おもいつきメモ：OpenPNE（これは、職場のサーバにインストールして使っている）
- 仕事に関するノウハウ、サーバの設定メモなど：VikiWiki（これは、職場のサーバにインストールして使っている）
- 個人的な主張を匿名で書きたいとき：はてな日記
- 個人としての独り言＆知り合いへの生存報告＆なれあい：mixi
こうやってみるとすごく多くのWebサービスを使っているが、自分としては混乱しておらずうまく使えていると思う。やはり、目的ごとに使いたい機能が違うというのと、結局Webブラウザからすべて操作ができるのでブックマークさえちゃんとしてあれば、一冊のノートを使っているのと大差はないというのが実感。むしろ、家のPCと職場のPC、そして出張用のノートPCで全く同じ環境で使えるのでこちらのほうが便利。
まず、何かしらやるべきことが発生したら、その事柄の大小、軽重を問わずcheckpadにリストアップする。checkpadはToDoリストを自由につくれ、かつ、リスト間でToDoの移動も簡単にできるので、時間があったら後でToDoの精査、分類をしたらよい。とりあえず、自分のやるべき事柄が全部checkpadに集まっているようにするのがGTDの第一歩（私は、第一歩以上進んでいないけど）。やるべきことに締め切りがある場合には、締め切りも一緒に書くようにしている。
自分に関わりがありそうなイベントや、締め切りのある事柄、参加したいイベントは全部Google Calendarに書き込む。このようにして、日付に関連する事柄はGoogle Calendarを見ればよいようにしておく。
秋口くらいからこの二つのツールを使い始めて、日付と関係する自分がやるべき事柄というのは二つに分かれていることに気づいた。
- イベントが起こるときまでに自分が行動を起こさなければならない事柄（報告書の提出、会議の準備など）
- イベントが起こるときにその場に自分がいればよい事柄（会議への参加、勉強会への参加）
そこで、一つ目の「期日までに行動する事柄」については、Google Calendarに締め切りを、checkpadに締め切りつきでやるべき事柄を書く。二つ目の「その場にいればよい事柄」については、Google Calendarにだけ書くようにした。
参考になりそうなWebページは何でもかんでもはてなブックマークに入れておく。ただし、位置づけは素材として。考えのきっかけや、サーバやPCの設定の参考情報は、実際に長文にまとめたときにはリンク集としてそのページにリンクしておくようにする。
最近は、さまざまなWebページで面白そうな本を紹介している。これを覚えておくのは大変なので、Amazon.co.jpのウィッシュリストにいれておく。これを使う理由は、本の紹介をするたいていの場合はAmazon.co.jpにリンクを貼っていることがひとつ。そして、そのAmazon.co.jpのページからクリックひとつでウィッシュリストにいれることができるから。あとは、図書館や本屋でこのウィッシュリストを見れるようにするのが課題。
はてな日記、OpenPNE, mixi, VikiWikiは、考えをまとめる際の道具として使う。
はてな日記、mixi、VikiWikiは、それぞれ公開範囲を考慮した情報発信のために使う。はてな日記は社会人としての自分と切り離した主張を書きたいときに使う。mixiは、個人としての自分の日記を書くことに使う。VikiWikiは社会人としての自分のノウハウを公開するために使う。VikiWikiを利用する理由は、編集にはWikiを使うことができるが閲覧には静的HTMLを使わせることができる点。あとは、ブログと違い構造的にページを構成できるから。
OpenPNEは、職場の仲間が情報交換をすることを目的にインストールしたが、実際には私のメモ道具になっている。OpenPNEの良いところは、以下のとおり
- メンバーへの公開・非公開をエントリーごとに選べる
- エントリーを個人用スレッド掲示板として使える。このため、後からわかったこと、思いついたことを追記するのが楽
- メンバーが職場の仲間だけなので、考え中の事柄でも遠慮なく公開できる（誰かの役に立つかもしれないし、誰かからアドバイスもらえるかもしれない）
10月〜12月は上記のツールによってうまく仕事を回せていたように思える。
ただし、問題点がある。Webにつながるパソコン前にいることが前提なので、パソコン前にいれないとき、あるいはWebに接続できないときには、上記のツールにアクセスできなくなってしまう。頭の中の事柄を全部外部に吐き出すのが重要なので、当然、頭では覚えていない。なので、ツールにアクセスできないとすごく困ってしまう。特にGoogle CalendarとAmazon ウィッシュリストにアクセスできないのは痛い。Todoはメモ帳に記述して後でcheckpadへ入力すればよいが、スケジュールはそもそも新しい仕事を引き受けて良いかどうかを判断するために使うので、会議の場や立ち話などの際にもチェックできないと意味がない。Amazonウィッシュリストも、図書館や本屋に言ったときにこそ見たいのにそこにはパソコンがない。改善策は、W-Zero3かX01HTか。
なお、パソコン前以外でのメモについては腰リールを使っています。これは一度やめたのだけれども、文房具がそろったので復活した。腰リールについては以下のサイトをどうぞ。
私は、腰リールを以下の製品で構成している。
- オープン工業株式会社 リールクリップNB-70 このページの下の方に写真あり
- KOKUYO 単語帳 タン104シリーズ
- Zebra Penpod
上二つは少し大きめの文房具屋に売っていると思う。特に一つ目のリールは名札（展示会や会議でお目にかかるアレ）関連のコーナーにある。単語帳はどこの文房具屋にもある。最後のPenpodはかなり大きな文房具屋でないと置いていない。
最初は、PILOTのHI-TEC-C Putimoというのを試したのだけれども、2〜3ヶ月使っていたらインク漏れが発生してズボンにシミができてしまった（白いズボンだったのでダメージがでかかった）。これで一度腰リールを止めた。最近、penpodを手に入れることができたのでもう一度チャレンジ。腰リールの良いところは思いついたときにすぐメモがとれること。
