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探るための話合い

発声練習

私も同感です。「デッドライン」は非常に良い本。私の感想はこちら。

だけれども、納得はしたけれどもいまひとつしっくりこないのが、会議のやりかた。

会議を効率よく行うための、たったひとつの冴えたやりかた

 第20章、これは知っていた――というか、何百回もひどい目に遭って、ようやくたどり着いた、たった一つの冴えたやりかた。十年前に知っていたなら、考えたくないほど莫大な時間と労力を節約できていただろう。それは、これだ↓

* 会議は、重要ではない人物が出席しなくても心配ないように、小さくする必要がある。欠席者が安心するための最も簡単な方法は、議事予定表を発行し、それに厳密に従うことである

 何百時間も自分の時間を費やして、同じ結論だ。だからわたしは、自分が主催するミーティングでは必ず、


* 議事予定表(日時、場所、議題一覧)をメールで事前共有
* ミーティング前に、ホワイトボードの端に議題一覧を書いておく(終わったらチェック印)
* 開始の呪文「今から皆さんの時間を○○分使って、まず□□、次に△△… を決めます」で始める


を実践している。また、上記の条件を一つも満たさない会議には出席しない(あるいは退席する)ようにしている。

まさしく、ご提示のとおりの会議は効率がよさそうで参加者ならばこういう会議に出たいとおもうのだけれども、この方法は、何かを「決める会議」には適していても何かを「探る会議」には適していないのではないかと思う。

そう思う理由は、「探る会議」の議題があらかじめ決められないという点。強いて議題をあげるならば「今、何かおかしい状態であるわけですが、理由は何かを探してその解決法を決めましょう」か「**を実現するためにはどうしたら良いですか?」になる。この場合、何かおかしい状態であるということについては、ある程度の時間を決めて議論できるが、それが合意に達した後の原因特定と問題解決には時間が決められない。原因特定のために誰がいれば適切なのかわからないので参加人数をしぼれない。原因特定と問題解決は始めてみなければ、どのくらい議論しなければならないのかわからない。しかも、原因特定し、問題解決をしないと次の作業へ進めない。

言い替えると、話し合う内容が自分の手の平に載っていない会議(話合い)を賢く行うにはどうすればよいのかがわからない。

職業柄、学生と研究の件についてミーティングを開くことがあるのだけれども、いつも会議時間が不定で議題も不定(議題は「今、何かおかしい状態であるわけですが、理由は何かを探してその解決法を決めましょう」か「**を実現する(達成する)ためにはどうしたら良いですか?」)。これをどうにかして、私も学生もHappyにしたいのだけれども、賢い会議のやりかたがわからない。もしかしたら、「探る会議」という考え方自体がおかしいのかもしれないけど。

良いやり方があったら本や情報を、ぜひ、ご教示願いたいです。